Política de tratamiento de datos

A continuación, se presenta la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la Política de Privacidad) aplicable a quienes registren sus datos personales (en adelante el “Titular”) en las bases de datos de AYD CONSULTING SAS.

• OBJETIVO:

Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectado, tratado y/o almacenado por AYD CONSULTING SAS. en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en la presente política de tratamiento de datos personales de AYD CONSULTING SAS., se encuentra amparada por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, alineadas con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen, sustituyas y/o adicionen, aplicadas a la recolección, manejo, gestión y disposición final de los datos personales.

Las reglas adoptadas en esta norma por AYD CONSULTING SAS. se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

• ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de AYD CONSULTING SAS., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

• CONSIDERANDOS

El artículo 15 de la Constitución de la Constitución de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas; igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respectar los derechos y garantías previstas en la Constitución cuando se recolectan, trata y circula esa clase de información. 

La Ley Estatutaria 1581 de 17 de octubre de 2012, establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k.) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, obliga a los responsables del Tratamiento de Datos Personales a “Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para Garantizar el Adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la Atención de Consultas y Reclamos”. El Artículo 25 de la misma Ley ordena que las Políticas de Tratamiento de Datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas Políticas no pueden garantizar un nivel de Tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012. El Capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad. 

AYD CONSULTING SAS. está comprometida con el respeto de los Derechos de sus clientes, empleados y terceros en general, por eso, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el Tratamiento de Datos Personales.

• OBLIGACIONES:

El presente documento es de obligatorio y estricto cumplimiento para AYD CONSULTING SAS. en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos. La presente Política de Tratamiento de Datos podrá ser consultada, en cualquier momento, por medio físico o electrónico, por cualquiera de los Titulares.

• DEFINICIONES

De conformidad con la normatividad vigente y con el propósito de facilitar el entendimiento del presente documento, se aplicarán las siguientes definiciones:

1. Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
2. Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
4. Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
5. Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
7. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
8. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
9. Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
10. Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
11. Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
13. Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

• PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

De conformidad con lo establecido en el artículo 4 del Decreto 1377 de 2013, el Tratamiento de Datos Personales, debe tener en cuenta los siguientes principios:

1. Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
2. Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de AYD CONSULTING, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen
5. Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por aquél.
6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

AYD CONSULTING SAS., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901.556.177-1, con domicilio principal en la Calle 16 H BIS 99 43 de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia. Página www.aydconsultingsas.com, Teléfono 3027184855. 

• TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará AYD CONSULTING SAS. con la información personal será el siguiente:

1. La recolección, almacenamiento, uso, circulación 
2. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
3. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
4. Gestionar trámites solicitudes, quejas, reclamos (PQR).
5. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por AYD CONSULTING SAS.
6. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
7. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
8. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
9. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por AYD CONSULTING SAS. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
10. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente). 
11. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales AYD CONSULTING SAS. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
12. Prestar los servicios ofrecidos por AYD CONSULTING SAS. y aceptados en el contrato suscrito.
13. Suministrar la información a terceros con los cuales AYD CONSULTING SAS. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
14. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de AYD CONSULTING SAS., y sus sociedades o entidades relacionadas

• DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2.  Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3.  Solicitar prueba de la autorización otorgada.
4.  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
6.  Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

• ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La gerencia es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

A través de los siguientes canales: 

correo agalvis.aydconstingsas@gmail.com

Teléfono 3027184855 

Dirección Calle 16 H BIS 99 43 

• PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, AYD CONSULTING SAS. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, AYD CONSULTING SAS. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

• VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 22 de Enero de 2022.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.